--- title: "Start mit Leadtime" description: "Die wichtigsten Infos für deinen Start mit Leadtime." search: tags: ["start", "einstieg", "funktionsumfang"] --- ## Willkommen bei Leadtime! ![Leadtime](/images/help-center/getting-started/start-01.png) In Europa gibt es fast eine Million IT-Dienstleister – das Rückgrat der digitalen Transformation. Doch im Projektgeschäft ringen alle mit denselben Problemen: Deadlines reißen, Budgets laufen aus dem Ruder – und viel zu viele Projekte werden ganz abgebrochen. **Die Wahrheit: IT-Projekte verlässlich, profitabel und effizient umzusetzen, ist schwierig.** Und die gängigen Tools machen es nicht leichter: Statt das große Ganze sichtbar zu machen, bleiben Ressourcenpläne, Zeiterfassung, Projekte und Finanzen in ihren Silos. Am Ende behelfen sich die Teams mit Excel-Tabellen, endlosen E-Mails und improvisierten Workarounds. Und nicht nur IT-Systemhäusern geht es so – **auch Agenturen, Beratungen und andere Anbieter digitaler Dienstleistungen** kennen diese Lage nur zu gut. Zu viele parallele Projekte, zu wenig Transparenz, zu viele Abhängigkeiten. Genau deswegen haben wir die **Project Delivery Platform Leadtime** entwickelt. Leadtime richtet sich an digitale Dienstleistungsunternehmen, die viele Projekte gleichzeitig steuern müssen. Die Plattform ist konsequent auf die Anforderungen des europäischen Marktes zugeschnitten – mit **GDPR-Konformität, EU-Standards** und echter digitaler Souveränität. Unser Anspruch: dem digitalen Projektgeschäft den Schrecken nehmen – und Service-Unternehmen ermöglichen, mit ihren Kunden eine tiefe, vertrauensvolle und langfristige Arbeitsbeziehung auf Augenhöhe aufzubauen. Anstatt viele Tools zusammenzuflicken, arbeiten Teams und Kunden in **einem durchgängigen Flow** – ohne Übergaben, ohne Brüche, ohne Chaos. Mit Leadtime liefern IT-Dienstleister Projekte mindestens **50 % schneller und profitabler**. Teams schaffen deutlich mehr mit denselben Ressourcen. Und Kunden bekommen, was sie erwarten: eine professionelle Lieferung. **Pünktlich. Im Budget. Ohne Drama.** **Leadtime macht Servicequalität zur stärksten Waffe.** Denn am Ende gilt:**Geschwindigkeit gewinnt.** :::success ::: ## Das Problem Digitale **Service-Unternehmen** werden häufig durch ihre **eigenen Strukturen** ausgebremst. Das Geschäftsmodell ist **personalintensiv** – jede neue Kundenbeziehung bedeutet mehr **Betreuung**, mehr **Support**, mehr **Koordination**. Vor allem im **Enterprise-Bereich** ist das **B2B-Geschäft** besonders **beratungs- und einführungsintensiv**: Ein neuer Kunde bringt automatisch ein komplexes **Onboarding-Projekt**, individuelle **Anpassungen** und dauerhaft steigende **Supportlast** mit sich. Genau hier entsteht der **Zielkonflikt**: Der **Vertrieb** will wachsen, doch die **Umsetzungs-Teams** können nicht beliebig skaliert werden. Jeder neue **Deal** bindet sofort **Kapazität**, während die **Umsätze** erst Monate später fließen. Hinzu kommen **lange Sales-Zyklen** von **6–18 Monaten** – ein Zeitraum, in dem **Ressourcenplanung** zum Ratespiel wird. Dabei sind **IT-Projekte** von Natur aus schwer planbar. **Kunden** erwarten feste **Deadlines**, doch im Alltag sorgen spontane **Supportanfragen**, **Kontextwechsel** und **Engpässe bei Spezialist:innen** für ständige **Störungen**. Wenn **Deadlines reißen**, hat das eine doppelte Wirkung: Einerseits leidet die **Kundenbeziehung**, andererseits blockiert das **Projektteam** nachfolgende **Aufträge**, deren Start sich verzögert. So entsteht ein **selbstverstärkender Engpass**. Nicht die **Nachfrage** ist das Problem – sondern die **Durchsatzfähigkeit** der **Organisation**. Unternehmen bremsen ihr eigenes **Wachstum** aus, weil sie neue **Kunden** nicht schnell genug **onboarden** können. Die internen **Delivery-Strukturen** sind **überlastet**, **unzuverlässig** und nicht **skalierbar**. **Projektverzögerungen** sind nur das sichtbarste **Symptom**. Die **Wurzel** liegt tiefer: Viele Unternehmen haben in ihrer **Wachstumsphase** versäumt, **Delivery-Strukturen** systematisch weiterzuentwickeln. **Prozesse**, **Rollen** und **Kapazitätssteuerung** sind organisch gewachsen – oft **chaotisch**, selten **belastbar**. **Fachkräfte** sind knapp, teuer und überall gleichzeitig gefragt: im **Onboarding**, im **Support**, in der **Maintenance**. **Technische Schulden** aus der **Produktentwicklung** verstärken das Problem zusätzlich. Mit jedem neuen **Kunden** wird das System **schwerfälliger** – bis es irgendwann zum **Flaschenhals** für das eigene **Wachstum** wird. ## Warum herkömmliche Tools scheitern ![Nicht verbundene Einzeltools im Projektgeschäft](/images/help-center/getting-started/start-02.png) Viele Unternehmen versuchen ihre **Engpässe** mit einer nach und nach eingeführten **Sammlung von Einzeltools** zu überbrücken – **Excel** für Zahlen, **Notion** für Dokumentation, **Asana** für Aufgaben, **Slack** für Kommunikation. Der Gedanke dahinter: Irgendwie den **Überblick behalten**. In der Praxis entsteht jedoch **kein durchgängiger Prozessfluss**. **Informationen** gehen zwischen den Systemen **verloren**, vieles muss **manuell übertragen** oder **doppelt gepflegt** werden. Ein **skalierbares System**, das mit dem Wachstum mithält, entsteht so nicht. Ein typisches Beispiel: Um ein **Projekt** realistisch zu **planen**, müssten die **Anforderungen** mit den **Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter** und deren **Auslastung** durch andere **Projekte** zusammengeführt werden. Doch genau diese **Informationen** liegen **verstreut** in unterschiedlichen **Tools** – und damit fehlt die Grundlage für **belastbare Entscheidungen**. **Manager** steuern im **Blindflug**, weil es keine **zentrale Datensicht** gibt. Mit der Zeit wächst die **Tool-Landschaft** unkontrolliert. Jedes **Teammitglied** arbeitet nach eigenen **Vorlieben**, **Informationen** zerfallen in **Chats**, **Aufgabenlisten** und **Tabellen**. Die **Werkzeuge** sind nicht **systematisch integriert**, sondern werden improvisiert „verknüpft“ – oft über **Copy & Paste** oder **manuelle Doppelerfassung**. Statt **Entlastung** entsteht zusätzlicher **Koordinationsaufwand**: Niemand weiß mehr, wo welche **Information** liegt. Besonders kritisch wird es in **komplexeren Projekten**. Dort führen **Silos** und **Brüche** zu **Wissensverlusten** und **doppelter Arbeit**. Was fehlt, ist eine verlässliche **Single Source of Truth**. Genau deshalb scheitern **herkömmliche Tools** daran, die **strukturellen Probleme** im **Projektgeschäft** zu lösen – sie verschieben die **Symptome**, aber sie heilen nicht die **Ursache**. ## Unser Ansatz mit Leadtime ![Durchgängiger Arbeitsfluss in Leadtime](/images/help-center/getting-started/start-03.png) Und genau aus diesem Grund haben wir **Leadtime** entwickelt – ein **ganzheitliches Arbeitssystem** für Unternehmen im **digitalen Projektgeschäft**. Statt verstreuter Tools und chaotischer Workarounds bietet Leadtime einen durchgängigen **Flow**, in dem Vertrieb, Projekte, Ressourcen und Finanzen endlich zusammenspielen. Wir haben gezielt die **Hürden adressiert**, die digitale Projekte so schwierig machen: - **Projektstart in Minuten statt Tagen** – neue Projekte lassen sich mit **Templates bis zu 80 % schneller** aufsetzen. - **Angebote & Verträge auf Knopfdruck** – konsistent, fehlerfrei und bis zu **70 % kürzer** in der Erstellung. - **Keine Übergaben, keine Brüche** – Planung und Umsetzung laufen nahtlos in einem Flow, sparen **bis zu 5 Stunden Koordination pro Woche und Projekt**. - **Transparente Ressourcenplanung** – Verfügbarkeiten und Kapazitäten jederzeit im Blick, **Überlastungen sinken um bis zu 40 %**. - **Echte Kundeneinbindung** – weniger Rückfragen, bis zu **50 % weniger Status-Meetings**, zufriedenere Kunden. - **Saubere Abnahmen** – strukturierte Tests und Übergaben reduzieren Nacharbeiten um **30–40 %**. - **Effizienter Support** – Tickets werden im Schnitt **60 % schneller** gelöst, durch **AI-Unterstützung** und wiederverwendbare Templates. - **Automatisierte Faktura** – Rechnungen entstehen in Sekunden statt Stunden, sparen **bis zu 90 % manuellen Aufwand**. - **Klarheit über Profitabilität** – Margen und Kapazitäten sind in **Echtzeit** sichtbar, das Management kann sofort gegensteuern. Das Ergebnis: **Leadtime macht digitales Projektgeschäft schneller, profitabler und so standardisiert wie nie zuvor.** ## Der Name Der Begriff **Leadtime** stammt ursprünglich aus der industriellen Fertigung und bezeichnet die **Zeitspanne zwischen Auftragseingang und Auslieferung**. Genau dieses Versprechen halten wir ein: Wir verkürzen diese Zeit radikal – und machen sie zugleich **planbar**. Der Name steht außerdem für den ganzheitlichen Anspruch: Leadtime bildet den **gesamten Kundenlebenszyklus** ab – vom **Vertrieb** über das **Onboarding** bis hin zu **Support** und **Customer Success Management**. Die Plattform ersetzt zahlreiche Einzellösungen wie **Zeiterfassung, Personalverwaltung, Aufgaben- und Projektmanagement** und wird so zu einem echten **Business-Betriebssystem** für digitale Dienstleister. ## Funktionsumfang Leadtime deckt das gesamte digitale Projektgeschäft ab – von Vertrieb über Projektsteuerung bis hin zu Abrechnung und Analyse. Damit du dich schnell zurechtfindest, sind die Funktionen in **Bereiche** gegliedert. Jeder Bereich hat in dieser Knowledge Base ein eigenes Kapitel mit Artikeln, die dir Schritt für Schritt zeigen, wie du das Beste aus Leadtime herausholst. ### Globale Funktionalitäten ![Globale Funktionen in der Leadtime-Oberfläche](/images/help-center/getting-started/start-04.png) Einige Funktionen in Leadtime sind nicht an einen bestimmten Bereich gebunden, sondern stehen auf jeder Seite zur Verfügung. Dazu gehört die **Zeiterfassung**, mit der Arbeitszeiten direkt bei Aufgaben oder Tickets erfasst werden. Ebenso das **Notification-System**, das dich über wichtige Ereignisse informiert, sowie das integrierte **Ticket-System** für Supportfälle. Ergänzt wird dies durch die **Konsole**, die zentrale Steuerbefehle bereitstellt. [Interface und übergreifende Funktionen](./interface/user-interface) --- ### Dashboard ![Individuell konfiguriertes Dashboard](/images/help-center/getting-started/start-05.png) Das **Dashboard** ist die Startseite von Leadtime und liefert dir einen schnellen Überblick über offene Aufgaben, Projekte, Termine und Kennzahlen. Der besondere Vorteil: Du kannst es individuell anpassen. Listen, Werkzeuge, Charts oder Projektansichten lassen sich flexibel kombinieren und anordnen. So entsteht eine persönliche Arbeitsumgebung, die genau die Informationen zeigt, die du im Alltag am dringendsten brauchst. Zu [Dashboards](/de/dashboard) --- ### Agenten **Agenten** sind Bot-Benutzer in deinem Workspace. Sie können chatten, Aufgaben übernehmen, erwähnt werden und Automatisierungen ausführen – jeweils mit einer Runtime, die du festlegst. Hier gehts zu [Agenten](/de/administration/agents) --- ### Administration ![Administration und Workspace-Einstellungen](/images/help-center/getting-started/start-06.png) In der **Administration** steuerst du alle Workspace-weiten Einstellungen. Dazu gehören das **Rollen- und Rechte-System**, mit dem du Zugriffe gezielt regelst, sowie das **Customizing** des Erscheinungsbilds. Außerdem konfigurierst du hier das **Ticket-System**, verwaltest deine **Subscription** und nutzt den **Importer**, um Daten aus Fremdsystemen sauber in Leadtime zu übernehmen. [Workspace Einstellungen](/de/administration/workspace-settings/general-settings) --- ### Profil ![Persönlicher Profilbereich](/images/help-center/getting-started/start-07.png) Im Bereich **Profil** verwaltest du deine persönliche Arbeitsumgebung. Hier passt du das Farbschema an, lädst dein Avatar-Bild hoch und pflegst deine persönlichen Daten. Außerdem kannst du Urlaube, Krankheitstage und Überstunden erfassen sowie dein Mitarbeiterjournal nutzen, um Beobachtungen oder Hinweise mit Vorgesetzten auszutauschen. So behältst du die volle Kontrolle über deine individuellen Einstellungen und persönlichen Arbeitsdaten. Hier gehts zum [Profil](/de/profile/account) --- ### Dein Unternehmen ![Unternehmensbereich mit Teams und internen Projekten](/images/help-center/getting-started/start-08.png) Im Bereich **Dein Unternehmen** verwaltest du alle internen Strukturen und Aktivitäten deiner Organisation. Hier legst du Mitarbeiter und Teams an, steuerst interne Projekte, pflegst deinen Produktkatalog und verwaltest Projekt­elemente. Außerdem kannst du Urlaube und Abwesenheiten deines Teams managen sowie zentrale Unternehmenseinstellungen festlegen. Damit bildet dieser Bereich die Grundlage für die tägliche Arbeit im gesamten Workspace. Hier gehts zu [Dein Unternehmen](/de/company) --- ### Teamkalender ![Teamkalender mit Zeitbuchungen](/images/help-center/getting-started/start-09.png) Der **Teamkalender** bietet eine zentrale Übersicht über die Zeitbuchungen aller Teammitglieder. In der **Zeiterfassungsansicht** werden gebuchte Zeiten auf Aufgaben und Tickets im Detail dargestellt, unabhängig von der reinen Anwesenheitszeit. So lassen sich Lücken in der Erfassung schnell erkennen und Rückmeldungen geben. Führungskräfte behalten damit den Überblick über Anwesenheit, Arbeitszeiten und Teamleistung – und können gezielt optimieren. Hier ist der [Teamkalender](/de/team-calendar) --- ### Organisationen ![Übersicht der Organisationen](/images/help-center/getting-started/start-10.png) Im Bereich **Organisationen** verwaltest du alle Geschäftspartner, mit denen dein Unternehmen interagiert. Dazu gehören vor allem Kunden und Leads, aber auch Lieferanten oder sogar Wettbewerber. Jede externe Organisation dient als Einstiegspunkt für externe Projekte, da diese stets einer Organisation zugeordnet sind – etwa im Auftrag eines Kunden. So bleiben alle Beziehungen und ihre Projekte klar strukturiert und jederzeit nachvollziehbar. [Organisationen](/de/organizations/organisationen-listen-und-detailansicht) --- ### Objekte Im Bereich **Objekte** verwaltest du langlebige Assets wie Geräte oder Server und verknüpfst sie mit Organisationen, Projekten und Aufgaben. Hier gehts zu [Objekte](/de/objects/objekte) --- ### Vertrieb ![Vertriebspipeline im Kanban-Board](/images/help-center/getting-started/start-11.png) Der Bereich **Vertrieb** umfasst das integrierte Akquise-CRM von Leadtime. Hier verwaltest du Verkaufschancen, dokumentierst Kontakte und nutzt Vorlagen zur Vereinfachung der Arbeit. Mit dem Kanban-Board behältst du den Überblick über den Stand jeder Opportunity. Außerdem siehst du alle aktuell offenen Angebote und kannst so das Umsatzpotenzial realistisch einschätzen. Damit bildet der Vertrieb die Grundlage für eine klare Pipeline- und Umsatzplanung. Hier gehts zu [Vertrieb](/de/sales/verkaufschancen) --- ### Adressbuch ![Zentrales Adressbuch](/images/help-center/getting-started/start-12.png) Das **Adressbuch** bietet einen organisationsübergreifenden Überblick über alle Kontaktpersonen, die mit deinem Unternehmen verbunden sind – interne Mitarbeiter ebenso wie externe Ansprechpartner bei Kunden, Partnern oder Lieferanten. Es dient nicht zur Pflege von Daten, sondern stellt sicher, dass alle relevanten Kontakte zentral sichtbar sind. Über die **CardDAV-Synchronisation** können die Daten zudem mit den Adressbüchern der Betriebssysteme abgeglichen werden, sodass alle Mitarbeiter auf denselben aktuellen Stand zugreifen. Hier ist das [Adressbuch](/de/contacts/adressbuch) --- ### Automatisierungen Mit **Automatisierungen** lässt du einen Agenten nach Zeitplan, bei einem Workspace-Event oder per Webhook arbeiten, ohne die Arbeit selbst zu starten. Hier gehts zu [Automatisierungen](/de/automations/automatisierungen) --- ### Insights ![Auswertung in Leadtime Insights](/images/help-center/getting-started/start-13.png) **Leadtime Insights** ist das Analysemodul der Anwendung. Es fasst alle im System erfassten Daten zu Projekten, Mitarbeitereinsatz, Auslastung und Umsatz zusammen und stellt sie grafisch dar. Nutzer können Zeitraum, Darstellungsform und Detailgrad frei wählen, eigene Ansichten speichern und ins Dashboard übernehmen. Insights erlaubt differenzierte Auswertungen – von Zeitreihen bis hin zu Umsatzprognosen. Zu den [Insights](/de/insights/project-insights) --- ### Projekte ![Projektübersicht](/images/help-center/getting-started/start-14.png) Im Bereich **Projekte** werden alle Vorhaben deines Unternehmens gesteuert. Leadtime unterscheidet zwischen **internen Projekten**, die sich die Organisation selbst vornimmt, und **externen Projekten**, die von Kunden beauftragt werden. Beide können **Einzelprojekte** mit geplantem Umfang und Deadline oder **fortlaufende Projekte** mit wiederkehrender Arbeit wie Support sein. [Projekte](/de/projects/projects) --- ### Planung ![Projektübergreifende Planung](/images/help-center/getting-started/start-15.png) Im Bereich **Planung** geht es darum, **Prioritäten projektübergreifend zu setzen**, **Kapazitäten zu steuern** und so den **höchstmöglichen Durchsatz** zu erreichen. Dafür stehen vier Werkzeuge bereit:**Big Picture**, **Pools**, **Pipelines** und **Stacks**. Sie visualisieren Arbeitslasten, zeigen Abhängigkeiten und helfen, Entscheidungen nicht nur auf Projektebene, sondern für die gesamte Organisation zu treffen. So bleibt die Balance zwischen Verfügbarkeit, Bedarf und Fokus gewahrt. [Planung](/de/planning/planning-tools) --- ### Abrechnung ![Integrierte Abrechnung](/images/help-center/getting-started/start-16.png) In vielen Dienstleistungsunternehmen ist die Rechnungsstellung fehleranfällig und mühsam – oft ausgelagert oder manuell in Tabellen geführt. In Leadtime ist die **Abrechnung vollständig integriert**: Projekte, Arbeitszeiten, Retainer, Subscriptions oder Produkte können direkt fakturiert werden. Rechnungen entstehen aus den erfassten Leistungen, ohne doppelte Arbeit. Das verbessert Liquidität, Planbarkeit und die finanzielle Stabilität deines Unternehmens. [Abrechnung](/de/billing/billing-in-project-based-services) ---