Interne Projekte

Erläutert die Unterscheidung zwischen externen und internen Projekten in Leadtime, ihre Zielsetzung, Struktur und Anwendung zur sauberen Erfassung und Auswertung von Arbeitszeit.

In Leadtime wird jede Art von Arbeitsleistung als Projekt erfasst – unabhängig davon, ob sie für Kunden oder für interne Zwecke erfolgt. Diese Struktur ermöglicht es, alle Tätigkeiten im Unternehmen transparent zu planen, nachzuvollziehen und auszuwerten. Dabei unterscheidet Leadtime grundsätzlich zwischen externen und internen Projekten.

Alles zur Projektstruktur in Leadtime

Externe Projekte

Externe Projekte sind abrechenbare Kundenprojekte, die direkten Umsatz generieren. Sie bilden das operative Kerngeschäft Ihres Unternehmens ab und umfassen typischerweise:

• Kundenaufträge
• Implementierungs- oder Beratungsprojekte
• Wartungs- und Supportverträge
• Retainer oder laufende Servicepakete

Ziel:

Die erfasste Arbeitszeit in diesen Projekten dient als Grundlage für Rechnungen, Angebote und Umsatzanalysen.

Interne Projekte

Interne Projekte sind nicht direkt abrechenbar, aber essenziell für den Betrieb und die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens. Dazu zählen:

• Administrative Aufgaben (z. B. Buchhaltung, Personal, Organisation)
• Vertriebs- und Marketingaktivitäten
• Forschung, Entwicklung und Produktarbeit
• Strategische Initiativen und interne Verbesserungen

Ziel:

Arbeitszeiten in internen Projekten werden zur internen Kostenkontrolle und Effizienzbewertung genutzt – sie tragen indirekt zur Wertschöpfung bei.

Laufende vs. einmalige Projekte

Sowohl externe als auch interne Projekte können laufend oder einmalig sein:

• Einmalige Projekte: haben ein klares Ziel (z. B. Produkteinführung, Kundenprojektabschluss).
• Laufende Projekte: bilden kontinuierliche Tätigkeiten ab (z. B. Marketing, Support, Betreuung).

So behalten Sie sowohl wiederkehrende Prozesse als auch abgeschlossene Initiativen im Blick.

Interne Projekte sinnvoll strukturieren

Angenommen, Ihr Unternehmen betreut Kundenprojekte, arbeitet parallel an neuen Produkten und erledigt fortlaufende interne Aufgaben wie Marketing und Buchhaltung.

Eine klare interne Struktur im Bereich „Ihr Unternehmen / Interne Projekte“ könnte dabei wie folgt aussehen:

• 📈 Vertrieb – Pflege von Leads, Kaltakquise, Kundennachverfolgung
• 📣 Marketing – Kampagnenplanung, Content-Erstellung, Websitepflege
• 💰 Buchhaltung – Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Zahlungsabgleich
• 🧠 Produktentwicklung – Planung und Umsetzung neuer Funktionen oder Services

Diese Struktur sorgt dafür, dass interne Arbeitszeiten präzise erfasst werden können und operative Tätigkeiten klar von strategischen Projekten getrennt bleiben.

Empfehlungen zur Nutzung

• Aktivitäten erfassen: Alle wiederkehrenden Aufgaben (z. B. Akquise, Buchhaltung) sollten über Tickets im jeweiligen internen Projekt dokumentiert werden.
• Zeitbuchung ohne Ticket: Für gleichförmige Tätigkeiten (z. B. Buchhaltung) können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit direkt auf das Projekt buchen.
• Einzelprojekte für Ziele: Für klar abgegrenzte interne Vorhaben (z. B. Produktentwicklung) empfiehlt sich ein eigenes Projekt mit definierten Arbeitspaketen.
• Analyse und Reporting: Interne Projekte helfen, interne Aufwände sichtbar zu machen und langfristige Effizienz zu bewerten.