Gast-User

Gastuser bieten eine sichere und einfache Möglichkeit, externe Personen in Projekte einzubinden. Sie melden sich per Magic Link an und sehen nur die für sie relevanten Inhalte.

Gastuser ermöglichen externen Personen – etwa Kunden oder Partnern – den sicheren Zugriff auf ihre eigenen Projekte in Leadtime. Durch klar begrenzte Rechte bleiben interne Daten geschützt, während die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten effizient und transparent abläuft.

[!SUCCESS] Gastzugänge sind grundsätzlich kostenfrei und verursachen keine zusätzlichen Lizenzgebühren.

Vorteile von Gastusern

Transparente Zusammenarbeit

Externe Personen (z. B. Kunden) können direkt in Projekte eingebunden werden, Aufgaben einsehen oder Feedback geben, ohne separate Kommunikationskanäle zu benötigen.
Zeitersparnis

Projektstände sind jederzeit nachvollziehbar. Rückfragen zu Fortschritt oder Aufgaben entfallen, da Kunden den aktuellen Status selbst einsehen können.
Datensicherheit

Gastuser sehen ausschließlich Projekte, denen ihre Organisation zugeordnet ist. Alle übrigen Daten bleiben ausgeblendet, um die Vertraulichkeit interner Abläufe zu gewährleisten.

Organisationen – Mitglieder

Einladen eines Gastusers

Abbildung

1. Mitglied einer Organisation anlegen

Navigieren Sie zu Organisationen.
Wählen Sie die gewünschte Organisation aus.
Öffnen Sie den Reiter Mitglieder und klicken Sie auf Mitglied hinzufügen.
Erfassen Sie die Basisdaten des Kontakts (Name, Position, E-Mail-Adresse).

2. Zugang zum System erlauben

Aktivieren Sie die Option Zugriff auf das System erlauben.
Wählen Sie unter Benutzerrolle die Rolle Gast aus.

3. Einladung senden

Speichern Sie den Datensatz.
Der eingeladene Gast erhält automatisch eine E-Mail mit einem Magic Link, über den er sich einmalig anmeldet.
Die bisherige Passwortvergabe entfällt – die Anmeldung erfolgt ausschließlich über per E-Mail versendete temporäre Zugangscodes.

Nach Klick auf den Magic Link wird der Benutzer auf eine Begrüßungsseite geführt.
Dort bestätigt er seine E-Mail-Adresse und kann sofort auf die für ihn freigegebenen Projekte zugreifen.

Organisationen – Mitglieder

Rechte und Einschränkungen von Gastusern

Zugriff nur auf Projekte der eigenen Organisation
Keine Einsicht in interne Projekte oder interne Kommunikation
Nutzungsmöglichkeiten:
- Aufgaben einsehen und kommentieren
- Fortschritt verfolgen
- Dateien oder Feedback hinterlassen

Kein Zugriff auf:

Fakturierung
Zeiterfassung anderer Mitarbeiter
Organisations- oder Mitarbeitereinstellungen

Diese Struktur gewährleistet maximale Sicherheit bei gleichzeitiger Transparenz für externe Partner.