Projektzeit kommunizieren (Workshop Teil 11)

Erstellen Sie flexible Projektzeitpläne mit klaren Meilensteinen, basierend auf Aufwänden, Prioritäten und Pufferzeiten.

Sie finden diesen Bereich in Leadtime nicht als eigenes Modul, sondern nutzen die vorhandenen Informationen aus Projektkomponenten, Aufwänden und dem Dokumentensystem, um Kunden einen realistischen Zeitplan zu präsentieren. Diese Anleitung zeigt, wie Sie Zeitpläne pragmatisch und verhandlungsfähig darstellen, ohne sich zu früh auf Details festzulegen.

In unserem Workshop-Beispiel „Website EcoNomic Innovators“ erreicht Web4Coach den Punkt der Vertragsverhandlung. Der Kunde erwartet einen konkreten Zeitplan. Leadtime liefert dafür alle notwendigen Aufwandsdaten, jedoch empfehlen wir, gegenüber dem Kunden eher einen Plan mit klaren Meilensteinen zu kommunizieren

Meilensteinstruktur

1. Projektanbahnung

   • Der Zeitplan beginnt erst mit der Beauftragung.
   • Verzögert sich die Entscheidung, rutscht die Planung automatisch nach hinten.
   • Diese Logik schützt vor unrealistischen Erwartungshaltungen.

2. Abnahme des Pflichtenhefts

   • Abhängig von Umfang, Feedbackgeschwindigkeit und Verfügbarkeit des Kunden.
   • Stagnierender Informationsfluss verzögert den Projektstart spürbar.

3. Umsetzung

   • Die Summe der Arbeitspakete definiert den Gesamtaufwand.

   • Beispiel aus dem Workshop:

     • Gesamtaufwand: 400 Stunden
     • Ein Entwickler in Vollzeit: ca. 10 Wochen
     • Eingeplante Reserve: 2 Wochen
     • Gesamtdauer: ca. 3 Monate

   • Grundlage: Aufwände aus dem konfigurierten Projektbaum in Leadtime.

4. Testphase

   • Intern und durch den Kunden.
   • Empfohlen: mindestens 15 % der Umsetzungsdauer.
   • Enthält Funktions-, Integrations- und Abnahmetests.

Prioritäten mit dem Kunden abstimmen

[!INFO] Finden Sie heraus, was dem Kunden am wichtigsten ist – Budget, Abgabetermin oder Qualität – und richten Sie Ihre gesamte Projektplanung daran aus.

• Wenn die Deadline Priorität hat: Wenn für den Kunden die Einhaltung der Deadline oberste Priorität hat, empfehlen wir, den Projektplan rückwärts von der Deadline aus zu entwickeln. Überlegen Sie, welche Schritte bis wann erledigt sein müssen. Falls zusätzliche Ressourcen nötig sind, muss entweder der Preis steigen – oder der Umfang zum Go-live reduziert werden.
• Wenn das Budget Priorität hat: Hat der Kunde das Budget als oberste Priorität definiert, sollte die Planung konsequent auf Effizienz getrimmt werden. Starten Sie das Projekt, wenn ausreichend Kapazitäten verfügbar sind, um es mit minimalem Aufwand umzusetzen.
• Wenn die Qualität Priorität hat: Wenn ein realistisches Budget eingeplant ist und keine harte Deadline besteht, empfehlen wir, die Zeitplanung mit großzügigen Puffern zu versehen – so können Sie Qualität absichern und unnötigen Stress vermeiden.

Empfehlung im Projektverlauf

Als Gesprächsleitfaden im Workshop:

• Vereinbaren Sie schriftlich, dass sich der Zeitplan verschiebt, wenn Feedback verspätet kommt.
• Vermitteln Sie, dass Qualität und Termintreue im Konflikt stehen können.
• Nutzen Sie die Versionierung in Leadtime, um Angebotsänderungen transparent abzubilden.

Hier geht es zu Teil 12 des Workshops:

Arbeitspakete, Aufgaben und die operative Umsetzung (Workshop Teil 12)