Projekte mit Leadtime planen und Umsetzen (Workshop Teil 1)
Der Workshop führt dich durch Setup, Angebot, Umsetzung und Abrechnung eines Einzelprojekts – konsistent und versioniert.
Dieser Workshop führt Schritt für Schritt durch die Arbeit mit Einzelprojekten in Leadtime. Er bezieht sich auf mehrere Bereiche der Anwendung: Konfiguration (Projektbaum, Produkte), Dokumente, Aufgaben, Kapazitätsplanung, Tests und Faktura. Ziel ist ein sauberer, wiederholbarer Projektablauf – von der Anforderungserhebung bis zur Abnahme und Abrechnung.
Aufbau des Workshops
| Workshop | Inhalt | Link |
|---|---|---|
| 1 | Das Szenario | Hier |
| 2 | Untersuchung der Projektkomponente | Hier |
| 3 | Einrichten des Projekts | Hier |
| 4 | Anforderungen mit dem Projektbaum erfassen | Hier |
| 5 | Produkte zum Projekt hinzufügen | Hier |
| 6 | Automatische Aufwandskalkulation | Hier |
| 7 | Über Angebotsversionen | Hier |
| 8 | Angebote verfeinern mit manuellen Positionen und Rabatten | Hier |
| 9 | Pflichtenheft erstellen | Hier |
| 10 | Den Projektvertrag erstellen | Hier |
| 11 | Projektzeit kommunizieren | Hier |
| 12 | Der Übergang in die Projektumsetzung | Hier |
| 13 | Aufgaben an das Team verteilen | Hier |
| 14 | Abnahme organisieren | Hier |
| 15 | Projekte abrechnen | Hier |
Das Szenario
In den folgenden Abschnitten zeigen wir Schritt für Schritt, wie eine kleine digitale Agentur ihr Projektgeschäft mit Leadtime systematisch strukturieren und professionalisieren kann. Dafür begleiten wir ein reales Beispiel: die Agentur Web4Coach.
Ausgangslage
Web4Coach ist eine kleine Webagentur, die sich auf die Erstellung von Webseiten für Coaches und Berater spezialisiert hat. Die Zielgruppe ist klar definiert, und auch das Angebot ist relativ standardisiert:
- Standardleistung: Ein professioneller Webauftritt auf Basis eines modularen Baukastensystems (OnePage).
- Zusatzleistungen: Optional buchbare Erweiterungen wie SEO, Content-Optimierung oder Design-Extras.
- Projektdauer: In der Regel zwischen 4 Wochen und 2 Monaten.
Der aktuelle Ablauf
Bisher arbeitet Web4Coach ohne ein zentrales Projektsystem. Der Prozess läuft folgendermaßen ab:
- Lead-Generierung: Per E-Mail-Outreach nehmen potenzielle Kunden (Coaches, Berater) Kontakt auf.
- Erstgespräch: Ein kurzes Kennenlernen zur Projektklärung.
- Fragebogen: Ein Word-Dokument wird manuell verschickt. Der Kunde trägt seine Wünsche ein.
- Angebot & Vertrag: Ebenfalls per Word manuell erstellt und verschickt.
- Projektumsetzung: Die Umsetzung erfolgt mit dem Web-Baukastensystem OnePage.
- SEO & Zusatzleistungen: Optional im Anschluss, oft auch rückwirkend vereinbart.
Dieser Workflow hat sich grundsätzlich bewährt – ist aber fehleranfällig, wenig skalierbar und stark von Einzelpersonen abhängig. Dokumente entstehen in Word, Informationen sind unstrukturiert, Angebote werden manuell kalkuliert und die interne Projektsteuerung erfolgt meist „aus dem Bauch heraus“.
Ziel mit Leadtime
[!WARNING] Wir empfehlen ausdrücklich, zuerst die Abschnitte zum Produktkatalog und zu den
Projekt-Vorlagen durchzuarbeiten.
Web4Coach möchte diesen Prozess nun mit Leadtime digitalisieren und systematisieren. Die Ziele:
- Fragebogen digitalisieren – über strukturierte Formulare direkt in Leadtime.
- Standardprojekt als Komponente anlegen – inklusive aller Arbeitspakete, To-dos und optionaler Leistungen.
- Angebote automatisch erstellen – direkt aus der Komponente heraus.
- Projektverlauf sauber steuern – mit klaren Aufgaben, Rollen und Fortschrittsverfolgung.
- Abrechnung automatisieren – durch nachvollziehbare Zeitbuchungen und definierte Pauschalen.
In den nächsten Abschnitten begleiten wir Schritt für Schritt, wie Web4Coach mit Leadtime arbeitet – von der ersten Kundenanfrage bis zur finalen Abnahme der Website.
Zum Workshop Teil 2: Die eingesetzte Projektvorlage (Workshop Teil 2)