Dokumente (Nur Einzelprojekte)

Der Dokumentbereich erstellt, versioniert und exportiert projektbezogene Angebote, Spezifikationen und Vertragsdokumente auf Basis dynamischer Templates.

Der Reiter „Dokumente“ unter Projekte → [Projekt auswählen] → Dokumentedient der strukturierten Erzeugung, Verwaltung und Versionierung projektspezifischer Dokumente. Dabei werden automatisch die zuvor konfigurierten Inhalte eines Einzelprojekts genutzt, um Angebotsunterlagen, Pflichtenhefte (Spezifikationen) sowie frei gestaltbare Vertrags- oder Begleitdokumente abzuleiten. Die Dokumente basieren entweder auf vordefinierten Systembausteinen oder auf administrativ gepflegten Templates, die Variablen, dynamische Bedingungen und formatierbare Überschriftenstrukturen enthalten können. Auf diese Weise ermöglicht der Bereich eine konsistente, nachvollziehbare und wiederholbare Dokumentausgabe für interne Zwecke sowie für Kund.

Alles zu Projekten

Vorteile

Der Dokumentbereich bietet:

• wiederverwendbare Vorlagen mit modulierbaren Variablen
• eindeutige Zuordnung zu Projektversionen
• automatisierte Textbefüllung aus Systemdaten
• dynamische Ein- und Ausblendung von Abschnitten
• exportierbare und bearbeitbare DOCX-Dateien
• Prozessklarheit bei Angeboten und Pflichtenheften

Überblick der Dokumentenarten

Angebote (Estimates)

Angebote fassen die konfigurierten Leistungen eines Projekts zusammen, berücksichtigen Mengen, Rabatte sowie einmalige und wiederkehrende Kosten. Sie dienen der kaufmännischen Abstimmung mit dem Kunden, verfügen über Statusangaben (z. B. Entwurf, zur Prüfung, akzeptiert, abgelehnt) und können bei Bedarf exportiert und archiviert werden.

Pflichtenhefte (Specifications)

Das Pflichtenheft erfüllt mehrere wesentliche Aufgaben:

• Detaillierte Anforderungen: Das Pflichtenheft beschreibt präzise alle Anforderungen, die das zu entwickelnde Produkt oder System erfüllen muss – darunter funktionale Aspekte, Leistungsmerkmale, Designvorgaben und viele weitere Details.
• Kommunikationsmittel: Es stellt sicher, dass alle Stakeholder – einschließlich Kunden, Entwickler und Projektmanager – über eine einheitliche Informationsgrundlage verfügen.
• Vertragliche Grundlage: Das Pflichtenheft dient als verbindliche Basis für den Vertrag zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Die darin beschriebenen Leistungen sind klar und detailliert definiert.
• Qualitätskontrolle und Abnahme: Durch den Abgleich der tatsächlichen Umsetzung mit den vereinbarten Anforderungen lässt sich objektiv prüfen, ob das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde.

Kurz gesagt: Das Pflichtenheft ist ein unverzichtbares Dokument – es unterstützt die Definition, Planung, Umsetzung und Kontrolle eines Projekts.

Das Problem: Die Erstellung eines Pflichtenhefts ist aufwändig

Eigentlich kann der Dienstleister den tatsächlichen Aufwand eines Projekts erst dann belastbar schätzen, wenn das Pflichtenheft finalisiert ist. Erst dieses Dokument liefert den notwendigen Detailgrad, um fundierte Aussagen zu Umfang, Zeitbedarf und Kosten zu treffen. In einer idealen Welt würde der Auftraggeber deshalb zunächst nur die Erstellung des Pflichtenhefts beauftragen – und sich aktiv in die Klärung offener Fragen einbringen. Auf dieser Basis könnte der Dienstleister anschließend ein belastbares Angebot und einen realistischen Zeitplan vorlegen. Das Problem: In der Praxis erwarten viele Kunden bereits viel früher ein einigermassen belastbares, Angebot. Oft ist das auch eigentlich erst die Vorraussetzung dafür, mit dem Anbieter tiefer in die Gespräche zu dem Projekt einzusteigen.

Für den Dienstleister bedeutet das ein beträchtliches Risiko: Er muss ins Blaue hinein kalkulieren – in der Hoffnung, dass seine Schätzungen trotz unvollständiger Informationen realistisch sind und die eingeplanten Puffer ausreichen. Wird der Aufwand unterschätzt, trägt er die Mehrkosten – im schlimmsten Fall mit Verlust.

Leadtime adressiert genau dieses Problem:

1. Es beschleunigt und vereinfacht die Erfassung von Anforderungen durch dynamische Fragebögen in Projektkomponenten.
2. Die Erstellung des Pflichtenhefts wird deutlich effizienter: Mithilfe vorgefertigter Texte und eines systematischen Fragenkatalogs kann direkt im Anschluss an das Kundengespräch ein Pflichtenheft erstellt werden.
3. Die resultierenden Pflichtenhefte zeigen transparent auf, wo noch Klärungsbedarf bei den Anforderungen besteht.
4. Dank KI-Integration werden einmal erfasste Anforderungen mehrfach genutzt – zunächst für das Pflichtenheft zur Abstimmung mit dem Kunden, anschließend als Basis für konkrete Aufgaben, die das Team umsetzen kann.

Freie Dokumente (Custom Editor)

Der freie Editor ermöglicht das Erstellen individueller Dokumente wie Projektverträge, Datenschutzhinweise, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen oder Begleitdokumentationen. Dafür können Templates aus der administrativen Dokumentenbibliothek importiert werden. Diese enthalten häufig Variablen, Bedingungen und einzublendende Abschnitte für kundenspezifische Szenarien.

Die Dokumenten-Templates werden hier gepflegt: Dokumentvorlagen

Beispiele für freie Dokumente

• Verträge
• NDAs
• Datenschutzvereinbarungen
• Preislisten

Diese Dokumente basieren auf Vorlagen und ziehen automatisch relevante Variablen aus dem Projekt, der Organisation oder dem Kundenprofil ein. So entstehen in wenigen Klicks korrekte, formatierte Dokumente mit aktuellem Datenstand.

Statusverwaltung von Dokumenten

Der Status eines Dokuments dient der internen Nachverfolgung. Beispiele:

• Draft (Entwurf)
• Waiting for Approval (beim Kunden zur Prüfung)
• Final (fertig zur Unterzeichnung)
• Declined (abgelehnt)

In der Listenansicht ist damit sofort erkennbar, welche Fassung in welcher Abstimmungsphase steckt.

Versionsbindung und Nachvollziehbarkeit

Alles über Projektversionen: Versionsmanagement

Da Projekte versioniert sind, bleiben Dokumente eindeutig einer Konfigurationsversion zugeordnet. Dies gewährleistet:

• Revisionssicherheit
• Vergleichbarkeit
• rechtliche Nachvollziehbarkeit

Wichtig: Ohne gespeicherte Projektversion können keine Dokumente erzeugt werden.

Listenansicht im Dokumente-Reiter

Die tabellarische Übersicht zeigt:

• Titel
• Dokumentenart
• Status
• Zugehörige Projektversion
• Kontaktperson
• Erstellungsdatum

Dokumente können per Icon geöffnet, heruntergeladen oder gelöscht werden.

Arbeitsablauf zur Erstellung eines Dokuments

Beim Klick auf „Create Document“ öffnet sich ein Dialog, in dem das neue Dokument konfiguriert wird. Der Prozess folgt typischerweise folgenden Schritten:

1. Auswahl einer Projektversion

   Dokumente sind immer an eine spezifische Projektversion gebunden. Dadurch bleibt ihr Inhalt historisch nachvollziehbar.

2. Auswahl der Dokumentenart

   Angebot, Spezifikation oder Custom Editor.

3. Vergabe zentraler Eigenschaften

   Titel, Beschreibung und Status dokumentieren die Kontextinformation.

4. Auswahl einer Kontaktperson

   Diese Person erscheint als adressierter Ansprechpartner im Dokument.

5. Layoutoptionen

   • Inhaltsverzeichnis aktivieren
   • Titelseite einblenden
   • Indikationsmodus markieren (Kennzeichnung als unverbindliche Kostenschätzung)

6. Wahl des Überschriftenstils

   Nummerierte Überschriften unterstützen Vertragslogik und sind dynamisch, um auszublendende Bereiche korrekt fortschreiben zu können.

7. Speichern oder Download

   Dokumente lassen sich:

   • speichern (interne Ablage)
   • speichern und als DOCX exportieren

Dokumentstruktur und Darstellung

Die linke Seite des Dialogs steuert Struktur und Metainformation, während die rechte Seite den eigentlichen Dokumentinhalt abbildet. Bei Angeboten und Spezifikationen wird auf der rechten Seite zusätzlich eine Übersicht der projektrelevanten Produkte und Positionen eingeblendet, um den wirtschaftlichen Kontext sofort sichtbar zu machen.

Arbeiten mit Templates und Variablen

Die Dokumenten-Templates werden hier gepflegt: Dokumentvorlagen

Im Custom Editor können Dokumentvorlagen importiert werden. Templates unterstützen zwei Arten von Variablen:

• Systemvariablen Befüllen automatisch z. B. Firmenname, Adresse, Rechtsform oder systemweit definierte Tarife. Dadurch ist jedes Dokument immer aktuell zur gespeicherten Organisation.
• Custom-Variablen Werte, die beim Erstellen des Dokuments einmalig vom Nutzer gesetzt werden (z. B. Laufzeit, Zahlungsmodell, Erweiterungsoptionen). Diese Variablen erscheinen im Editor als Formularfeld und werden automatisch im Dokument ersetzt.

Bedingte Inhaltsblöcke

Templates können Abschnitte enthalten, die nur erscheinen, wenn eine definierte Variable eine bestimmte Bedingung erfüllt. Beispiele:

• Vorauszahlungsregelung nur bei aktivierter „Advance Payment“-Variable
• Haftungsabschnitt nur für Hosting-Projekte
• Supportvereinbarung abhängig von Laufzeiten

Damit lassen sich modulare Verträge ohne manuelle Löscharbeit erzeugen.

Dynamische Nummerierung

Damit durch ausblendbare Abschnitte keine Nummerierungslücken entstehen, werden Gliederungsebenen dynamisch fortlaufend berechnet. Zur Auswahl stehen:

• unnummerierte Überschriften
• sequenzielle Nummerierung ab Level 1
• sequenzielle Nummerierung ab Level 2
• §-Nummerierung ab Level 2

Dies ist besonders für juristisch strukturierte Vertragswerke hilfreich.

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